Pokrenuli ste biznis, obavili sve administrativne korake za početak poslovanja i spremni ste da počnete sa radom. Nakon što ste pronašli kvalitetne saradnike i odlučili sa kime želite da zasnujete radni odnos, sigurno ste se zapitali „Šta mi je sve neophodno kako bih zaposlio radnika u skladu sa zakonom?“. Ukoliko je ovo slučaj, budite bez brige jer ste na pravom mestu! U ovom vodiču, ukazaćemo na osnovne dokumente koje je potrebno da sačinite kako biste zasnovali radni odnos sa zaposlenim u skladu sa pravom Republike Srbije.*
*Napomena: Ovaj vodič podrazumeva da ste već u skladu sa zakonom sproveli postupak konkursa i izbora kandidata za zaposlenje. Ukoliko ovo nije slučaj, te imate pitanja u vezi sa ovom fazom postupka, budite slobodni da nas kontaktirate na office@r-legal.net.
I. Prvo i osnovno – Ugovor o radu
Ono što svako pretpostavlja i bez pravničkog znanja, jeste da je za zasnivanje radnog odnosa potrebno zaključiti ugovor o radu sa zaposlenim. Ovo je tačno – u Republici Srbiji, radni odnos se zasniva zaključivanjem ugovora o radu. Ipak, bitno je znati neke od osnovnih uslova koji moraju biti ispunjeni kako bi i ovaj korak bio učinjen u skladu sa zakonom.
Pre svega, ugovor o radu mora biti sačinjen u pisanoj formi i svojeručno potpisan. Da, tako je – iako je u Republici Srbiji moguće zaključiti ugovore i elektronskim putem, ovo na žalost još uvek ne važi u oblasti zasnivanja radnog odnosa. Ugovor o radu je potrebno odštampati u najmanje tri primerka, od kojih dva ostaju poslodavcu, a jedan se predaje zaposlenom.
Na strani poslodavca, ugovor zaključuje nadležni organ, odnosno lice utvrđeno zakonom ili opštim aktom poslodavca ili lice koje oni ovlaste. Ukoliko nije drugačije predviđeno opštim aktom, uglavnom će se raditi o direktoru društva (ili preduzetniku ukoliko je poslodavac preduzetnik). Sa druge strane, ugovor potpisuje zaposleni lično (na strani zaposlenog, specifičnost se javlja u pogledu lica mlađeg od 18 godina, gde je potrebno pribaviti i saglasnost roditelja, usvojioca ili staraoca zaposlenog).
Zbog obima teme bloga, na ovom mestu se nećemo baviti drugim specifičnostima zaključivanja ugovora o radu, poput pitanja korišćenja pečata, specifičnosti zaključivanja ugovora o radu sa direktorom, pitanjem trajanja ugovora o radu, obavezne i fakultativne sadržine ugovora i drugih specifičnosti.
II. Obavezna obaveštenja uz ugovor o radu
Uz ugovor o radu zaposlenom se moraju dati određena obaveštenja, kako bi se zaposleni upoznao sa pravima koja će ostvarivati u radnom odnosu. Radi se o sledećim dokumentima:
a. Obaveštenje o zabrani vršenja zlostavljanja
Poslodavac je dužan da zaposlenog, pre stupanja na rad, pisanim putem obavesti o zabrani vršenja zlostavljanja i pravima, obavezama i odgovornostima zaposlenog i poslodavca u vezi sa zabranom zlostavljanja, a u skladu sa odredbama Zakona o sprečavanju zlostavljanja na radu.
U slučaju nepostupanja po obavezi obaveštavanja zaposlenog, zakon propisuje prekršajnu odgovornost i novčanu kaznu u iznosu od 100.000 do 400.000 dinara za poslodavca koji je pravno lice, odnosno od 10.000 do 40.000 dinara ako ste preduzetnik, a novčanom kaznom kazniće se i odgovorno lice u pravnom licu.
b. Obaveštenje o pravima uzbunjivača
Prema Zakonu o zaštiti uzbunjivača, poslodavac je dužan da svim radno angažovanim licima (dakle, ne samo zaposlenima!), dostavi pisano obaveštenje o pravima iz tog zakona. Iako zakon ne sadrži vremensku odrednicu trenutka do kog se ovo mora učiniti, u praksi se tumači da je ovo takođe potrebno učiniti pre stupanja na rad, kako bi poslodavac izbegao rizike.
Kao i u prethodnom slučaju, nepostupanje po ovoj obavezi povlači prekršajnu odgovornost i novčane kazne za poslodavaca (od 50.000 do 500.000 dinara za pravno lice, a od 20.000 do 200.000 dinara za preduzetnika) i odgovorno lice.
c. Prikupljanje podataka o ličnosti zaposlenih
Poslodavac prilikom angažovanja zaposlenog, prikuplja i obrađuje različite podatke o ličnosti zaposlenog. Kako se većina ovih podataka prikuplja na osnovu posebnog zakona (o evidencijama u oblasti rada), to poslodavcu za njihovu obradu nije potreban pristanak zaposlenog. Međutim, poslodavci često prikupljaju i druge podatke, koji se smeju prikupljati samo na osnovu pristanka zaposlenog, čega poslodavci često nisu svesni, te podatke, suprotno zakonu, prikupljaju bez pristanka. Ukoliko sumnjate da je ovo i kod Vas slučaj, ovaj propust bi trebalo ispraviti u što kraćem roku.
Pored zakonskog ovlašćenja i pristanka zaposlenog, postoje i drugi osnovi obrade podataka o ličnosti (dakle, možda za određene podatke nije neophodno pribaviti pristanak zaposlenog, ali je ipak potrebno preduzeti neke druge korake i sačiniti druge dokumente), te je u tom smislu savet da uvek uz pomoć stručnjaka ispitate koje sve podatke prikupljate od zaposlenih, i da li je za njihovu obradu potrebna posebna saglasnost zaposlenog, ili preduzimanje drugih koraka, kako bi ova obrada bila zakonita.
Sa druge strane, bez obzira na osnov obrade podataka o ličnosti, član 23. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti obavezuje svakog rukovaoca (što ste Vi) da u trenutku prikupljanja podataka o ličnosti, licu čiji se podaci prikupljaju, pruži određene informacije nabrojane u navedenom članu. U tom smislu, poslodavac je obavezan da obavesti (budućeg) zaposlenog o svim ovim informacijama, što se čini u vidu posebnog obaveštenja.
Kao i u prethodna dva slučaja, zakon propisuje kaznenu odgovornost i visoke kazne (čak do 2.000.000 dinara), u slučaju nepostupanja po navedenim (i drugim) obavezama iz ovog zakona, te je vrlo važno uskladiti svoje postupanje sa njegovim odredbama.
III. Pravilnik o radu (?)
Iako prema domaćem Zakonu o radu, Pravilnik o radu nije obavezan dokument, njegovo usvajanje umnogome olakšava uređenje međusobnih prava i obaveza poslodavca i zaposlenih, zbog čega se većina poslodavaca odlučuje za njegovo usvajanje. Umesto da sva prava i obaveze detaljno uređujete ugovorom o radu, mnogo efikasniji pristup jeste pozivanje na jednom usvojeni Pravilnik o radu, u svim onim delovima koji ne moraju biti detaljno uređeni u ugovoru o radu.
Pravilnik o radu usvaja jednostrano poslodavac, dok se zaposlenima mora omogućiti jedino da se upoznaju sa njegovom sadržinom, budući da se ovaj dokument objavljuje od strane poslodavca prilikom usvajanja ili izmena. U okvirima saglasnosti sa zakonom, poslodavac je slobodan da uredi uslove rada, pravila ponašanja i druga pitanja u vezi sa radom, koja se primenjuju na sve zaposlene, osim ako se nešto drugačije dogovori u konkretnom ugovoru o radu. Iz ovih razloga, preporučuje se usvajanje Pravilnika o radu već pri prvim zapošljavanjima.
IV. Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova
Ovaj opšti akt obavezan je samo za poslodavce koji zapošljavaju 11 i više zaposlenih. Dakle, ako planirate da odmah zaposlite ovaj broj zaposlenih, ili vremenom broj zaposlenih dostigne ovu brojku, bićete u zakonskoj obavezi da usvojite ovaj dokument. Ipak, ovo ne znači da ne možete (i da ne bi trebalo) da usvojite ovaj dokument iako zapošljavate manji broj zaposlenih. Štaviše, budući da ovim dokumentom poslodavac uređuje vrlo bitna pitanja, poput radnih mesta, organizacione strukture, opisa poslova i uslove za rad na njima, radi potpune pravne sigurnosti, savetuje se usvajanje ovog dokumenta bez obzira na broj zaposlenih.
V. Dokumentacija u vezi sa bezbednošću i zdravljem na radu
Osim što je dužan da preduzme mere iz oblasti bezbednosti i zdravlja na radu (poput sprovođenja preventivnih mera, obuke zaposlenih za bezbedan i zdrav rad, pružanje prve pomoći i druge), poslodavac je obavezan da sačini, tj. usvoji određena dokumenta.
Pre svega, poslodavac mora da poseduje Akt o proceni rizika za sva radna mesta. Pored toga, poslodavac je dužan da utvrdi prava, obaveze i odgovornosti u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu. Poslodavac koji ima do 10 zaposlenih, ovo može učiniti i kroz ugovor o radu, dok ostali moraju to učiniti u vidu opšteg akta. Kao i u prethodnim slučajevima, bez obzira na broj zaposlenih, preporuka je usvajanje opšteg akta. U pogledu obaveza iz oblasti bezbednosti i zdravlja na radu, najbolje je obratiti se specijalizovanim agencijama koji se bave ovim poslovima i koje Vam mogu pomoći u sačinjavanju ovih dokumenata.
VI. Umesto zaključka – da li su ovo moje jedine obaveze?
Moramo napomenuti da se obaveze poslodavca ne iscrpljuju sačinjavanjem obavezne dokumentacije, jer poslodavci moraju preduzimati i druge aktivnosti na početku i tokom trajanja radnog odnosa, kako bi uvek bili usklađeni sa zakonom. Ono što je zajedničko svima, jeste da je, nakon zaključivanja ugovora o radu, a pre stupanja zaposlenog na rad, potrebno prijaviti zaposlenog Centralnom registru obaveznog socijalnog osiguranja (CROSO), za šta je najbolje da se obratite svojim računovođama, koji najčešće obavljaju ovaj deo procedure.
Pored toga, biti poslodavac znači pridržavanje i nekih drugih obaveza, sa kojima je bitno da budete upoznati kako ne biste rizikovali plaćanje visokih kazni, ali i kako biste zaposlenima obezbedili odgovarajuće uslove rada. Ove obaveze su, na primer, obezbeđivanje redovnog pregleda očiju (ukoliko ste poslodavac iz oblasti IT industrije), periodična obuka o bezbednosti i zdravlju na radu, zapošljavanje osoba sa invaliditetom kada pređete određeni broj zaposlenih, usvajanje dokumenata iz oblasti rodne ravnopravnosti, vođenje dokumentacije u skladu sa pravilima o arhivskoj građi, podnošenje dokumenata nadležnom arhivu, itd.
Iako na prvi pogled može delovati zastrašujuće, usklađivanje sa ovim obavezama nije tako težak niti skup zadatak. Ukoliko započinjete poslovanje, ili već poslujete, a niste sigurni da ste usklađeni sa svim zakonskim obavezama, ili imate dodatnih pitanja, možete nas kontaktirati na office@r-legal.net.
Na kraju, vrlo je važno naglasiti da smo se u ovom tekstu bavili onom dokumentacijom koju mora posedovati većina poslodavaca i koji predstavljaju minimum dokumenata koji su zajednički za sve poslodavce. Međutim, u zavisnosti od vrste delatnosti kojom se bavite, karakteristika Vašeg poslovanja i slično, spisak obavezne dokumentacije može biti širi. Isto važi i za druge obaveze (na primer, u određenim delatnostima moraju se ishodovati određene dozvole za rad poslodavca i/ili zaposlenog i slično). Zbog toga je važno upoznati se sa svim obavezama koje su specifične za Vašu oblast poslovanja, pre angažovanja zaposlenih.
Napomena: Podaci sadržani u ovom članku isključivo su informativne prirode i ne predstavljaju pravni savet.
Comments