Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Zakon“) propisao je određene obaveze za sve stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala, te rokove u kome svi moraju uskladiti svoje poslovanje sa njegovim odredbama. Bez ulaska u detalje, možemo reći da se obaveze iz ovog Zakona koje ćemo predstaviti u tekstu, odnose na sve privredne subjekte (pravna, ne i fizička lica), te da bi trebalo da ste do sada već preduzeli aktivnosti kako biste se uskladili sa istima. Iako je Zakon, uz prateće podzakonske akte, propisao rokove u kojim je ovo moralo biti učinjeno, još uvek nije vreme za paniku, jer su mnoge okolnosti dovele do toga da i dalje možete ovo da učinite bez posledica.
I. Koji su rokovi i da li sam ih propustio?
Osim generalnih obaveza koje se odnose na postupanje sa arhivskom građom, a koje ćemo pomenuti u drugom delu teksta i koje nisu vezane za izričito popisane rokove, pojedine obaveze iz Zakona vezane su za određene rokove u kojima se moraju preduzeti.
Prva od ovih obaveza jeste dostavljanje prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu, najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za prethodnu godinu. Nadležni arhiv se određuje prema mestu sedišta društva. Ukoliko se prepis arhivske knjige ne preda nadležnom organu u propisanom roku, Zakon predviđa prekršajnu odgovornost i visoke novčane kazne. Međutim, kako su stupanjem na snagu ovog Zakona i istekom roka za preduzimanje ove radnje, arhivi odjednom suočeni sa ogromnim prilivom dokumenata, za čiju obradu nemaju tehničke uslove, ovi rokovi su produžavani.
U nekim arhivima problemi tehničke prirode su prevaziđeni, te je rok za predaju prepisa Arhivske knjige za prethodnu godinu bio 30.04.2023. godine, te ukoliko ovo niste učinili, trebalo bi isto uraditi što pre. Sa druge strane, neki arhivi, poput najvećeg arhiva u našoj državi, Istorijskog arhiva Beograda, i dalje su suočeni sa zastojima usled količine dokumenata, što je uticalo na produženje rokova za ispunjenje ove obaveze.
Konkretno, u trenutku pisanja ovog članka, na Internet stranici Istorijskog arhiva Beograda, postoji obaveštenje u kome se navodi da arhiv nije u mogućnosti da prima novu dokumentaciju „do daljeg“, te da neće sprovoditi kaznene mere sve dok se uslovi za prijem ne uspostave. Dakle, ukoliko se radi o pravnom licu sa sedištem na teritoriji Beograda, za Vas ovo znači da još uvek niste zakasnili sa predajom prepisa Arhivske knjige. Ovo ne znači da možete zanemariti ovu obavezu – naprotiv, na sajtu arhiva takođe je navedeno da se očekuje uspostavljanje mogućnosti za elektronski prijem ovih dokumenata, što znači da je sada pravo vreme da iskoristite ovu situaciju i pripremite svu dokumentaciju u skladu sa Zakonom, kako biste, kada ovaj sistem bude uspostavljen, bili spremni da ispunite svoje zakonske obaveze i izbegli rizik od pravne odgovornosti.
Što se tiče arhiva nadležnih za druge teritorije, najpre bi trebalo proveriti uputstva na Internet stranici arhiva koji Vas interesuje, te videti na koji način treba ispuniti ovu obavezu, ukoliko to još uvek niste učinili.
Druga obaveza koja je vezana za rok jeste obaveza pribavljanja saglasnosti na Listu kategorija od nadležnog arhiva – naime, iako Zakon ne propisuje poseban rok za ovu radnju, priroda Liste kategorija podrazumeva da je ona dokument koji je polazna tačka za ostale dokumente predviđene Zakonom, te se ovaj dokument podnosi nadležnom arhivu najčešće zajedno sa prvim podnošenjem prepisa Arhivske knjige. U tom smislu, sve rečeno za podnošenje prepisa Arhivske knjige, važi i za podnošenje Liste kategorija na saglasnost.
Na kraju, obaveza vezana za konkretan rok odnosi se na obavezu da u roku od 30 dana obavestite nadležni arhiv o svom osnivanju, odnosno o svim „izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada)“. Navedeno obaveštenje o zastoju prijema dokumentacije, odnosi se samo na Listu kategorija i prepis Arhivske knjige, dok se o ovoj obavezi arhiv nije izjasnio.
II. Koje su moje obaveze prema Zakonu?
Pored navedenih obaveza koje smo iznad izdvojili budući da su vezane za rokove, svi stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, imaju određen broj obaveza prema Zakonu, koje ćemo u nastavku kratko predstaviti. Treba imati na umu da nepostupanje po ovim obavezama povlači prekršajni odgovornost i novčane kazne – u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara. Neke od najvažnijih obaveza su sledeće:
a. savesno čuvanje, u sređenom i bezbednom stanju, arhivske građe i dokumentarnog materijala;
b. obezbeđivanje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
c. određivanje odgovornog stručnog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
d. evidentiranje, označavanje, klasifikovanje, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala;
e. predavanje arhivske građe nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
f. osiguravanje trajnog čuvanja arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu; U pogledu ove obaveze, važno je učiniti posebne napomene koje se nalaze u odeljku III ovog članka.
g. vođenje Arhivske knjige na propisanom obrascu. Ovaj obrazac propisuje ministar, a link do Pravilnika sa obrascem možete pronaći na dnu ovog članka.
h. dostavljanje nadležnom arhivu prepisa Arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini – o ovoj obavezi smo pisali iznad.
i. pribavljanje mišljenja nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal;
j. odabiranje arhivske građe i izdvajanje radi uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja;
k. omogućavanje ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala i postupanje u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem;
l. obaveštavanje nadležnog javnog arhiva o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka;
m. obaveštavanje nadležnog arhiva o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije, u roku od 30 dana;
n. izdvajanje radi uništavanja dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja, posle izvršenog odabiranja arhivske građe;
o. predavanje arhivske građe na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka, u skladu sa pravilima iz Zakona;
p. donošenje opštih akata u vezi sa arhivskom građom – detaljnije u odeljku IV ovog članka.
III. Posebne obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku
Zakon vezuje posebne obaveze za dokumentarni materijal u elektronskom obliku. Uopšteno posmatrano, one se sastoje iz obaveze sprovođenja posebnih procedura vezanih za upravljanje dokumentima, kao i korišćenja informacionog sistema, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.
Zakon je predvideo donošenje posebnih propisa kojima će ove obaveze biti precizirane. Upravo jedan takav dokument je usvojen – Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku („Uredba“). Kako primena Uredbe počinje 01.01.2024. godine, to je neophodno da se upoznate sa njenim odredbama, kako biste uskladili svoje poslovanje sa njima na vreme. Zbog toga ćemo opširnije analizirati obaveze vezane za čuvanje dokumenata u elektronskom obliku i rešenja sadržana u Uredbi u odvojenom članku.
IV. Obavezni opšti akti koje morate usvojiti
Pored obaveza tehničke prirode, Zakon propisuje i obavezu usvajanja opštih akata. U tom smislu, akti koje morate doneti (usvojiti) su sledeći:
1. Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (koju smo pominjali u prvom odeljku članka);
2. Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
3. Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
***
Ukoliko imate dodatnih pitanja u vezi sa ovom temom, ili Vam je potrebna pomoć u vezi sa usklađivanjem poslovanja sa Zakonom ili sačinjavanjem opštih akata, možete nas kontaktirati na office@r-legal.net.
Korisni linkovi:
Napomena: Podaci sadržani u ovom članku isključivo su informativne prirode i ne predstavljaju pravni savet.
Comments