Kao što smo pisali u jednom od prethodnih članaka, Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, počela je sa primenom počev od 01.01.2024. godine i sa sobom donela nove obaveze koje ćemo predstaviti dalje u tekstu.
I Na koga se Uredba odnosi?
Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (dalje: Uredba) se odnosi na sve stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku. Kako je Uredba doneta na osnovu člana 11, stav 3 Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (dalje: Zakon), to se pojmovi stvaraoca i imaoca tumače u skladu sa definicijama ovih pojmova iz Zakona. U Zakonu su ovi pojmovi definisani tako da obuhvataju i pravna i fizička lica, međutim, pri propisivanju obaveza, Zakon je izuzeo fizička lica iz njihove primene, što znači da se na njih ove obaveze ne odnose. Takođe, kaznene odredbe odnose se samo na pravna lica, pa tako, iako preduzetnici nisu izričito izuzeti od poštovanja ovih obaveza, ne postoje negativne posledice ukoliko ih se ne pridržavaju. Ovo, najjednostavnije rečeno, znači da se Uredba odnosi samo na pravna lica koja su stvaraoci ili imaoci arhivske građe u elektronskom obliku.
Na ovom mestu valja ukazati I na uputstvo koje se nalazi na sajtu Istorijskog arhiva Beograda, koje glasi:
“Ukoliko ste u statusu:
1. Preduzetnika
2. Udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica - Zakon o udruženjima ("Sl. glasnik RS", br. 51/2009, 99/2011 - dr. zakoni i 44/2018 - dr. zakon)
3. Predstavništva stranog privrednog društva ili ogranka - Zakon o privrednim društvima ("Sl. glasnik RS", br. 36/2011, 99/2011, 83/2014 - dr. zakon, 5/2015, 44/2018, 95/2018, 91/2019 i 109/2021)
za sada niste u obavezi da dostavite Arhivu normativna akta kao ni arhivsku knjigu. Ukoliko dođe do eventualnih izmena, iste ćemo blagovremeno objaviti na našem sajtu.“
Ukoliko bi se navedeno uzelo u obzir, moglo bi se reći da poseban status postoji u pogledu udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica, iako se radi o formi koja ima status pravnog licu. Ipak, budući da je obaveštenje ograničeno na navedene obaveze, kao i da je izolovano i ne crpi svoj osnov iz Zakona, stava smo da bi i udruženja trebalo da se pridržavaju obaveza propisanih Uredbom.
II Na šta se odnosi Uredba?
Važno je razumeti da se Uredba odnosi isključivo na arhivsku građu i dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku, poput ugovora koji su potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom, elektronskih faktura, elektronskih prijava na CROSO, elektronskih poreskih prijava i slično. Ovo znači da ne postoji obaveza da se počev od prvog januara sva dokumentacija koja nastane u papirnom obliku, prebacuje u elektronski oblik, što je najčešći izvor nedoumica kod čitanja Uredbe.
III Obaveze iz Uredbe?
Zakon u članu 11. propisuje opšte obaveze za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala, koji se odnose na to da ovi subjekti moraju obezbediti pripremu arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje, kao i samo pouzdano čuvanje. Ipak, Zakon na ovom mestu ne precizira šta navedene obaveze podrazumevaju, već samo navodi da se ove obaveze imaju vršiti u skladu sa propisima koji tu materiju detaljnije uređuju, kao i aktima donetim na osnovu Zakona – što je upravo Uredba.
Donošenjem Uredbe precizirano je značenje ovih obaveza kroz propisivanje spiska obaveza koje stvaraoci i imaoci moraju ispuniti, uz pozivanje na druge podzakonske akte koji pomažu u njihovom razumevanju. Kroz predstavljanje obaveza iz Uredbe, zapravo se predstavlja način na koji se ova generalna obaveza iz Zakona ima ispuniti. U nastavku ćemo predstaviti neke od najvažnijih obaveza koje vrlo često stvaraju zabune:
Korišćenje informacionog sistema
Zakon u članu 11. propisuje obavezu stvaraoca i imaoca da mora vršiti elektronsko čuvanje na taj način što će koristiti „informacioni sistem koji garantuje zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata“. Šta ovo u stvari znači? To znači da se elektronsko čuvanje dokumenata mora vršiti tako da ispuni određene uslove koji su propisani u zakonskim i podzakonskim aktima, a kako bi čuvanje bio dovoljno sigurno i pouzdano.
Najpre treba reći da ovu obavezu možete ispuniti na dva načina: angažovanjem nekog od dostupnih pružaoca usluga kvalifikovanog elektronskog čuvanja elektronskih dokumenata ili korišćenjem sopstvenog informacionog sistema.
Ukoliko se opredelite za prvi pristup, to ne znači da nemate bilo kakvu obavezu u pogledu elektronskog čuvanja dokumenata ili pripreme za čuvanje, već da odredbe Uredbe treba čitati tako da se ima u vidu da čuvanje dokumenata ostvarujete putem korišćenja tuđeg softverskog rešenja koje već mora da ispunjava određene uslove, koje biste u suprotnom morali da obezbedite u svom informacionom sistemu.
Ukoliko se, pak, opredelite za drugi pristup, moraćete da ispunite sve uslove iz Uredbe i drugih zakonskih i podzakonskih akata koji se odnose na pouzdano elektronsko čuvanje.
Član 2. Uredbe po ovom pitanju generalno govori da su „stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku dužni da do predaje nadležnom arhivu, osiguraju njegovo pouzdano elektronsko čuvanje u skladu sa propisom kojim se uređuju uslovi za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje“.
Dakle, ove propise je bitno konsultovati i pridržavati ih se u cilju adekvatnost čuvanja elektronskih dokumenata u sopstvenom informacionom sistemu. Prvi propis koji je relevantan jeste Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i elektronskom poslovanju (dalje: Zakon o elektronskom dokumentu), koji u članovima 61. i 62. propisuje uslove za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje, kao i uslove koji moraju biti ispunjeni da bi se elektronsko čuvanje dokumenata smatralo pouzdanim.
Pored pomenutog zakona, važno je konsultovati i odredbe Uredbe o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje (dalje: Uredba o uslovima za pripremu dokumenata), koja, kako joj samo ime kaže, bliže uređuje uslove za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje. Pored ovog akta, na navedena pitanja primenjuju se i odredbe Pravilnika o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta (dalje: Pravilnik).
Napomena: Sistem eArhiv, koji se pominje u Uredbi, odnosi se samo na javni sektor, te privatni sektor ne može koristiti ovaj sistem za čuvanje elektronskih dokumenata.
Obavezno usvajanje internih pravila
Još jedna od suštinskih obaveza iz Uredbe jeste obaveza donošenja internih pravila "po kojima će se postupati u pripremi dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje". Dakle, nova obaveza koja se uspostavlja Uredbom odnosi se na usvajanje novog opšteg akta, pored onih već predviđenih Zakonom.
U tom smislu, valja napraviti razliku između opštih akata koji su bili obavezni i pre stupanja na snagu Uredbe, i internih pravila koja se pominju u Uredbi. Naime, iako sam Zakon u članu 14. propisuje obavezu usvajanja opšteg akta „o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata“, važno je uočiti da se ovde radi o „elektronskom dokumentu“, dok se interna pravila iz Uredbe odnose na dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku, dakle ne i na one dokumente koji su nakon nastanka prebačeni u elektronski oblik, te da je sadržina ovih internih pravila specifična u odnosu na već usvojene opšte akte.
U pogledu sadržine internih pravila na koje se Uredba odnosi, ona moraju biti u skladu sa samom Uredbom, ali i drugim propisima koji su pominjani, pre svega sa Zakonom o elektronskom dokumentu, Uredbom o uslovima za pripremu dokumenata i Pravilnikom, koji u sebi sadrže precizne uslove i tehnička pravila koja moraju biti poštovana u ovoj oblasti.
Ovo znači da opšti akt koji je usvojen u skladu sa Zakonom, najverovatnije nije usklađen sa ovim propisima a ni samom Uredbom koja je tek stupila na snagu, te da je neophodno da ili usvojite interna pravila koja se odnose na pripremu dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje, ili da ova interna pravila dodate u već pominjani opšti akt usvojen na osnovu Zakona.
Vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku
Uredba u članu 5. propisuje obavezu vođenja arhivske knjige u elektronskom obliku. Pitanje koje se često u praksi javlja, jeste da li se arhivska knjiga koju ste ranije sačinili, prebacuje u elektronsku formu? Kako je Uredba stupila na snagu 01.01.2024. godine, od toga datuma su na snazi obaveze koje su njom propisane, te dokumenta koja ste sačinili i usvojili pre toga, nije neophodno prebacivati u drugačiju formu.
Takođe, kao i u pogledu drugih obaveza, važno je uvek imati na umu da se Uredba odnosi na arhivsku građu i dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku, te u tom smislu treba razumeti i ovu obavezu.
Sačinjavanje liste kategorija i dostavljanje arhivu
Usvajanje liste kategorija i pribavljanje saglasnosti na istu bilo je obavezno i prema samom Zakonu, pre usvajanja Uredbe, što znači da, ako poslujete u skladu sa Zakonom, već imate usvojen ovaj dokument, koji ste predali na saglasnost nadležnom arhivu (osim u određenim slučajevima, zavisno od nadležnog arhiva – više o tome pročitajte u našem članku).
Ipak, specifičnost u pogledu liste kategorija prema Uredbi, odnosi se na način dostavljanja nadležnom arhivu i dobijanja saglasnosti. Naime, obaveza iz Uredbe govori da je, osim donošenja liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja koja se odnosi na arhivsku građu i dokumentarni materijal u elektronskom obliku, obavezno i njeno dostavljanje u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu u eArhiv putem Portala eUprava.
Druge obaveze
Uredba propisuje i druge obaveze stvaralaca i imalaca koje se odnose na postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom u elektronskom obliku, od tačke njenog nastanka pa do pitanja trajnog čuvanja i eventualnog uništavanja, poput obaveze potvrde vernosti izvornom dokumentarnom materijalu i tačnosti meta podataka kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom, vođenja evidencije o preduzetim radnjama u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i elektronsko arhiviranje, i druge.
Obaveze iz Uredbe imaju specifičnosti u odnosu na Zakon imajući u vidu predmet Uredbe. Tako, izdvajanje dokumenata kojima je istekao rok radi uništenja, specifično je jer se zahtev za uništavanje podnosi takođe elektronskim putem, u eArhiv putem portala eUprava, na koji način se dostavlja i odobrenje od strane arhiva. Zato savetujemo da se upoznate sa odredbama Uredbe, kako biste uskladili svoje postupanje sa svim obavezama koje ona propisuje.
U ovom tekstu predstavili smo neke od najvažnijih obaveza iz Uredbe i drugih podzakonskih akata na koje se poziva i razjasnili nedoumice koje se u pogledu njih javljaju. Ukoliko želite da se sami upoznate sa obavezama iz Uredbe i Zakona, u nastavku ostavljamo linkove do propisa pominjanih u tekstu:
Ukoliko želite da saznate više o ostalim obavezama koje imate u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, možete pročitati naš članak na ovu temu. Ukoliko imate dodatnih pitanja, ili Vam je potrebna pomoć u vezi sa usklađivanjem poslovanja sa Zakonom ili sačinjavanjem opštih akata, možete nas kontaktirati na office@r-legal.net.
Napomena: Podaci sadržani u ovom članku isključivo su informativne prirode i ne predstavljaju pravni savet.
Commentaires